1、提高数字化效率。为适应大数据时代发展的要求，国家档案局提出十三五期间省级档案馆的数字化比例至少要达到30%，目前湖南省档案馆数字化完成率为2.5%，迫切需要大力推进数字化工作。本项目需完成湖南省档案馆馆藏民国档案150万页的数字化加工，工作内容包括整理分件、轻微破损档案的修裱、档案形式信息录入、扫描、图像处理、挂接、目录著录。根据中央档案馆、第一历史档案馆的经验，采用外包方式可以提高工作效率、保证工作质量。
2、保证项目的延续性。湖南省档案馆馆藏档案数字化加工已经开展两期，两期项目的成果合格。继续由其进行数字化加工，可以保证工作的延续性，数字化所需的软硬件不需要重新安装和调试，也能保证加工工作系统记录的数据前后一致，不需迁移和转换。
3、保证数字化工作人员的稳定。民国档案数字化加工的专业性强，数字化工作人员进入工作状态需要较长的适应期。一般规模较小的数字化服务公司缺乏人才储备，如果换另一家公司进行民国档案加工，需要重新培训员工，势必影响工作进度。中信公司在中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆从事过民国档案数字化加工，有民国档案数字化加工经验，该公司在省档案馆民国档案处理工作中也积累了一定的经验，培养了一批加工人员。
4、在数字化成本方面，由于民国档案加工难度大，需要具有较高专业水平的人员参与，人工成本高；根据国家重点档案保护与开发规划，省档案馆每年要向国家目录中心报送文件级目录，历史档案的著录要求更规范、要求更高（例如著录项目由原来的14项增加为26项）。数字化总成本略高于二期项目是较合理的